A3 表第 2 讲：使用方法

在上一篇文章中，我介绍了 A3 表的四个基本要素（一张纸/A3 大小/用铅笔/在车间）。本周，我想向大家展开介绍A3 表如何使用。这里的重要框架还是PDCA（计划、执行、检查、行动）。当然，根据我之前的经验，没有一个完美的 A3 模板可以解决所有问题。相反，A3 模板可以根据需要调整。让工具适应问题，而不是让问题适应工具！

A3 表有什么用？

解决你的问题

A3 表通常用于不同的任务或者项目。A3 表的核心用途是结构化的问题解决。它也可用于项目管理，还能用于问题解决和项目管理的状态报告。不过，对于手写 A3 表，主要是给写报告的人自己整理思路用的。有些资料还认为 A3 报告可用于规划，对于这点我不太认可。A3表还用于展示工作标准或其他信息，不过在这种情况下，我不再称其为 A3表。综上，我认为 A3表最主要的用途还是与解决问题有关。

一般来说，A3 表展示的就是从当前状态转变到目标状态的过程。

PDCA

所有 A3 表都应包含一个基本工具：PDCA，PDCA 是 Plan-Do-Check-Act （计划-执行-检查-行动）的缩写。PDCA 是所有问题解决或项目管理的基础。其中计划是确定问题的性质以及如何解决问题，执行是实际措施，计划和执行是西方工业中常见的两个步骤。遗憾的是，接下来的两个步骤经常被跳过。在 检查步骤中，应该检查执行是否真的解决了问题！在 行动 步骤中，要找出计划和执行中的解决方案没有奏效的原因，以及下次如何改进。行动还包括与他人经验分享。

因此，这是一个不断循环的过程。你也可以把它看作是一系列的循环，如下图所示，不断重复，直到问题彻底解决。我认为，PDCA 是精益生产的基础。但它有很多的变型，包括 PDSA、DMAIC、LAMDA、SDCA，甚至可能还有 KATA，以及更多我还不知道的变型（详情请参见的精益术语 ）。

A3 表的内容

你可以在各种文献中找到 A3 表的模板，并明确提到或暗示这是制作 A3 纸的“正确“方法。但由于使用 A3 的方法多种多样，我坚信没有一个标准模板可以解决所有问题。我坚信要让工具适应问题，而不是让问题适应工具！在许多精益实践中，我看到过很多误用这种工具的情况。

不管怎么说，每一份有用的 A3 表都应该以 PDCA 为中心。至于包含哪些标题和模块，则取决于要解决的问题。不要什么都用一个 A3 模板，只要有 PDCA的逻辑在里面，这个模板是可以的，我建议保持灵活。例如，如果模板有鱼骨图，那么就会引导使用者使用鱼骨图，而不是其他问题分析工具。如果有许多类似的问题解决方法向同一个管理层汇报，那么标准化对管理层来说是有好处的。但是，通用的A3 表又很可能对大多数任务不适用。

说到这里，这里列出了 A3 表中可能包含模块。如果查看同的资料，还能找到更多。但还是那句话，不要按部就班的使用，只使用对问题有帮助的部分。以下所列举的内容都可以包括图形、图表、布局、草图等。同样，使用一张纸，A3 大小，铅笔，走进车间！

Plan-计划

我们如何解决这个问题？

• • 背景：我们在研究什么，正在调查工厂/产品的哪个部分，问题到底是什么？

• • 现状或初始状态：当前情况如何？

• • 问题陈述：我们究竟要解决什么问题？

• • 目标状态或目标：我们想要实现什么状态？我们具体的目标是什么？

• • 问题分析或根本原因分析：问题的原因是什么？可以使用鱼骨图、”5 个Why “方法或其他任何问题解决的方法。

• • 措施比较：哪个解决方案最可行？应该先实施哪个方案？

• • 建议方案：我们建议的问题解决方法步骤是什么？

Do-执行

• • 下一步、 纠正措施或实施计划：针对于建议方案的具体实施清单。
  • 时间表：截止日期、计划和/或实际开始和完成日期、状态（未完成/进行中/已完成）。通常与”下一步计划”合并在一张表格中。
  • 责任人：谁负责哪个步骤？还包括其他职能，如负责、咨询、通知、支持等，都可以包含在 “下一步计划”中，但要注意不要过多。

Check-检查

有效吗？

• • 指标或目标：将当前状态与目标状态进行比较，这在实施后尤为重要。可以通过图表的方式展示，还要放上目标。请注意，”一燕不成夏”，因此实现一次目标并不意味着目标已经达成了。而且一旦管理层的注意力转移到下一个问题上，当前的问题还是得不到彻底解决。

• • 监控结果或过程：跟踪措施的效果。

Act-行动

我哪里做错了？
如果问题在第一次尝试时就得到了解决，行动这部分内容就会比较简单。实际上，大多数 A3 表都不包括行动部分。在最后加上这么一块内容多少会让人感到消极和沮丧。我自己往往从一开始就不写这一部分。但是，如果措施执行之后，为题没有被解决？你不需要从一开始就考虑这块，但要做好心理准备，以便在必要时执行这一步骤。不过，在 A3 表上还是有可以出现比较通用和积极的反应计划：

• • 后续行动：下一步是什么？

• • 分享成功的经验：与他人分享经验，它自动暗示第一次尝试后就会有好的结果。这会让人觉得如果没有成功，就促使你不再去分析 “为什么没有成功”。

• • 更新标准作业：当然，与之对应的标准作业也需要更新。

 

 

其他信息

检查和签字

除此以外，A3 还可以包含许多与项目相关的一些信息：

• 标题
• 编号
• 报告日期
• 项目团队成员、项目负责人
• 利益相关者
• 联系信息
• 零件号
• 部门经理或赞助者（如果不成功，上级经理可以添加自己的名字，而无需承担责任）。
• 签名栏，甚至可让多人签署，以获得管理层的批准，或仅在最后让部门经理签署
• 预算/支出

总结

如上所述，你需要让工具与问题相匹配，而不是让问题匹配工具。在做 A3 报告时还是有很多出错的可能。关于 A3表常见的错误和局限，我将在后面的文章中详细介绍。希望上述内容对你有所启发。现在，走出去，组织你的行业！

系列概述

• A3 表第 1 讲：基础
• A3 表第 2 讲：使用方法
• A3 表第 3 讲：局限性和常见错误

 

Translated by Xie Xuan