In meinem letzten Beitrag habe ich über die verschiedenen Schritte bei der Erstellung von Arbeitsstandard gesprochen. In diesem Beitrag werde ich näher darauf eingehen, wie man die eigentliche Arbeitsstandard schreibt, die am Arbeitsplatz aufgehängt wird. Dabei werde ich einige Beispiele in verschiedenen Stilen anführen, bevor ich in meinem nächsten Beitrag auf ein Beispiel näher eingehen werde.
Einleitung und Zweck
Ein Standard sollte die Arbeit in der notwendigen Ausführlichkeit und verständlich beschreiben. Verständlich bedeutet, einfache Sprache zu verwenden, und kann durch Bilder, Diagramme, Checklisten usw. ergänzt werden. Aber was ist ein notwendiges Detail? Es ist KEIN Ersatz für die Unterweisung des Arbeitnehmers, wie die Arbeit auszuführen ist. Daher brauchen Sie das Offensichtliche nicht zu erwähnen. Wenn an einem Montagearbeitsplatz eine Bohrmaschine über dem Tisch hängt, müssen Sie im Standard nicht angeben, wo sich die Bohrmaschine befindet. Wie detailliert der Standard ist, hängt von den beiden Funktionen der Standard ab:
- Sicherzustellen, dass der Arbeiter keinen Fehler macht oder einen Schritt vergisst.
- Für die Vorgesetzten zur Überprüfung der korrekten Anwenden des Standard.
Wichtig: Ein Standard ist kein Ersatz für eine angemessene Ausbildung, sowohl am Arbeitsplatz als auch in der Theorie. Der Standard kann vom Ausbilder als Hilfsmittel für die Schulung verwendet werden, aber geben Sie dem Arbeitnehmer nicht einfach den Standard und sagen Sie ihm, dass er sie ausführen soll. Das ist nicht gut für die Qualität, die Leistung und die Sicherheit. Werfen wir einen Blick darauf, was in einem Standard enthalten ist, bevor ich Ihnen einige Beispiele zeige.
Was gehört zu einem Arbeitsstandard ?
Ein Arbeitsstandard hat einige gemeinsame Elemente, die in so gut wie jedem Standard zu finden sind. Die Grundlage eines Standards ist eine Liste von Schritten. Dabei kann es sich auch um einfache Aufzählungspunkte oder eine Checkliste handeln, üblicher ist jedoch eine Art tabellarische Anordnung. Jeder Arbeitsschritt wird in nicht zu wenigen, aber auch nicht zu vielen Details erläutert. Denken Sie daran, dass es sich nicht um eine erschöpfende Anweisung handelt, sondern eher um eine Checkliste für Arbeitnehmer oder Manager. Sie können mehr ins Detail gehen, wo Fehler gemacht werden können, aber Details auslassen, die sowohl für den Arbeiter als auch für den Manager, der die Arbeit beobachtet, offensichtlich oder irrelevant sind. Der Detaillierungsgrad hängt auch von der Häufigkeit der Aufgabe ab. Eine Aufgabe, die sich während der gesamten Schicht alle 60 Sekunden wiederholt, kann sehr detailliert sein und Schritte von nur wenigen Sekunden beschreiben, manchmal sogar mit einer Aufteilung für eine rechte- und linke Hand. Eine Aufgabe, die sich über mehrere Tage erstreckt und einmal pro Woche wiederholt wird, ist wesentlich weniger detailliert und kann Einträge haben, welche mehrere Minuten oder sogar Stunden umfassen. Letzteres erfordert höher qualifizierte Mitarbeiter mit mehr Erfahrung.
Manchmal werden diese Schritte auch in Unterschritte oder sogar Unter-Unterschritte gruppiert, aber versuchen Sie, es nicht zu übertreiben. Häufig werden sicherheits- oder qualitätsrelevante Punkte hervorgehoben oder sogar in einer eigenen Spalte in einer Tabelle aufgeführt. Diese Schritte sind oft nummeriert. Manchmal wird auch die Dauer des Schritts angegeben, obwohl viele Standards dies weglassen. Nur weil Sie die Zeit dazu haben, heißt das nicht, dass Sie sie in den Standard aufnehmen sollten. Beurteilen Sie, ob es für den Arbeitnehmer oder die Führungskraft hilfreich ist, bevor Sie es aufnehmen.
Die meisten modernen Standards bestehen nicht nur aus Text, sondern enthalten auch Fotos, Diagramme oder andere Abbildungen. Diese können dazu beitragen, dass der Standard leichter zu verwenden und zu verstehen ist. Aber auch hier sollte man abwägen, ob es wirklich notwendig ist, alles mit einem Bild zu versehen. Es kann für den Bediener offensichtlich sein, und der beobachtende Manager kann es auch selbst herausfinden, wenn er den Bediener beobachtet. Nur wenn es für beide Seiten einen echten Nutzen hat, sollte das Bild aufgenommen werden.
Zu Beachten
Wie bei allen Standards sollten Sie den Standard testen und einige Male ausprobieren, bis Sie einen guten, praktischen Standard haben. Plan-Do-Check-Act (PDCA) ist auch hier sehr wichtig. Versuchen Sie außerdem, den Standard kurz zu halten. Der Standard sollte nach Möglichkeit auf eine Seite passen, damit dieser am Arbeitsplatz angezeigt werden kann. Wenn der Vorgesetzte oder der Bediener die Seiten umblättern muss, wird er sich die zweite Seite nicht ansehen. Es ist eine kleine Kunst zu entscheiden, was hier weggelassen werden soll, aber bitte geben Sie sich etwas Mühe, auch wenn es sich für uns natürlicher anfühlt, etwas hinzuzufügen, als etwas zu entfernen.
Beispiele für Arbeitsstandards
Hier sind ein paar Beispiel-Standards. Aus urheberrechtlichen Gründen kann ich Ihnen hier nur wenige Beispiele zeigen, aber ich hoffe, sie inspirieren Sie.
Der erste Standard stammt aus einem älteren Handbuch von Training within Industry und ist nicht mehr urheberrechtlich geschützt. Sie besteht nur aus Text (1945 waren Computergraphiken noch sehr aufwendig, tut mir leid), aber der Standard hebt die wichtigsten Punkte beim Fräsen eines Schwalbenschwanzes hervor. 
Das zweite Beispiel ist ganz ohne Text, da die „Bediener“ keine gemeinsame Sprache sprechen. Es handelt sich um einen Standard im Ikea-Stil, nur mit Bildern. Aus urheberrechtlichen Gründen kann ich keinen echte Ikea-Standard zeigen, aber dieser Ausschnitt aus einer „Löve„-Parodie von Ola Einang sollte Ihnen einen Eindruck vermitteln. Anders als bei den „normalen“ Standards gibt es auch keine Schulung, wie man Ikea-Regale aufbaut. Vielleicht ist das der Grund, warum ich manchmal ein Teil falsch einbaue? Es ist jedoch ein großer Aufwand, einen gute nur graphischen Standard zu erstellen, und in der Industrie wird üblicherweise Text verwendet. Dennoch habe ich von Standards im Comic-Stil in einigen Betrieben gehört, in denen die Belegschaft aufgrund eines dysfunktionalen Bildungssystems Analphabeten sind.
Ein weiterer rein graphischer Standard richtet sich an Nutzer, die ebenfalls nicht lesen können. Lego ist für Kinder ab 4 Jahren, und daher auch nur in Bildern. Die Bilder unten sind für ein kleines Modell, das ich mit der kostenlosen Software LDCad erstellt habe, mit der anschließenden Anleitung, die mit der ebenfalls kostenlosen Web Lic erstellt wurde. Beide sind auf Lego spezialisiert. Später habe ich auch noch ein wenig an den Bildern in PowerPoint herumgedoktert.
Nun zu einem eher industriell anmutenden Standard, der zwischen linker und rechter Hand unterscheidet. Das Beispiel ist auch das Lego-Flugzeug von oben. Ein solcher „Linke Hand-Rechte Hand„-Standard ist nützlich für die Montage mit kurzen Zykluszeiten und wird zum Beispiel in ähnlicher Form bei Bosch verwendet. Dabei kann man sehr ins Detail gehen, um die Arbeit auf Effizienz zu optimieren. Dieses Beispiel enthält auch Bilder, aber viel weniger als der obige Lego-Standard.
Hier ist ein weiterer Industriestandard, den ich allerdings selbst mit Hilfe eines Softwaretools Soft4Lean SWI als Beispiel für einen Standard zum Zubereiten einer Tasse Instant-Ramen erstellt habe. Mehr über den Standard und das Soft4Lean-Tool in meinem nächsten Beitrag. Dieser Standard enthält eine Spalte für Zeiten und eine Hierarchie von Unterüberschriften („Key Points“) und Unter-Unterüberschriften („Reasons“). Außerdem enthält er eine Spalte mit Symbolen zur Hervorhebung bestimmter (Teil-)Schritte, welche für Qualität oder Sicherheit wichtig sind. Es gibt auch viele Bilder. Der gesamte Standard ist zwei Seiten lang und damit für meinen Geschmack ein wenig zu lang.
Hier noch einmal der Standard für die Tasse Ramen, aber diesmal mit einem etwas anderen Format. Jetzt gibt es nur noch eine Hierarchiestufe. Ich habe auch einige Bilder entfernt und ein wenig an den Schritten herumgedreht, so dass der gesamte Standard auf eine Seite passt. Das macht es viel einfacher, sie anzuzeigen.
Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen einige Ideen und Anregungen für die Erstellung eines guten Arbeitsstandard gibt. In meinem nächsten Beitrag werde ich ausführlicher darauf eingehen, wie man eine Tasse Ramen standardisiert. Und jetzt legen Sie los und optimieren Ihre Industrie!