Arbeitsstandards sind eine Schlüsselkomponente für die kontinuierliche Verbesserung. Ein Arbeitsstandard ist ein Instrument, das (bei richtiger Anwendung) verhindert, dass man von einem Best-Practice-Ansatz für eine Aufgabe abdriftet. Daher lese ich manchmal, dass alles einen Arbeitsstandard braucht. Dem kann ich jedoch nicht ganz zustimmen. Lassen Sie mich Ihnen sagen, wann Arbeitsstandards hilfreich sind und wann vielleicht nicht.
Einführung
Ich habe eine umfangreiche Serie von neun Beiträgen über Arbeitsstandards geschrieben, zusätzlich zu der damit verbundenen Standardarbeit zur Organisation des Prozessablaufs. Das Ziel eines Arbeitsstandard ist es, eine Aufgabe klar darzustellen und sie in verschiedene Phasen zu zerlegen. Sie sollte alle relevanten Elemente umfassen, wobei der Schwerpunkt auf den sicherheits- und qualitätsrelevanten Elementen liegen sollte. Ein Arbeitsstandard kann visuelle Hilfsmittel, textliche Erläuterungen oder eine Kombination aus beidem enthalten. Sie sollte alle notwendigen Details enthalten, aber auch ein Gleichgewicht zwischen zu vielen und zu wenigen Details finden.
Wann sollte ein Arbeitsstandard verwendet oder verbessert werden?
Arbeitsstandards sind am besten für wiederholbare Prozesse geeignet. Je höher die Wiederholbarkeit ist, desto einfacher ist es, einen Arbeitsstandard zu erstellen. Es wird gesagt, dass ein guter Takt für einen Arbeitsstandard zwischen dreißig Sekunden und zwei Minuten liegt. Für einen längeren Takt muss man mehr auf die Erfahrung von höher qualifizierten Bedienern zurückgreifen. Werkzeugmaschinen und Flugzeuge haben zum Beispiel oft einen Takt von acht Stunden oder mehr.
Arbeitsstandard werden meist geschrieben oder verbessert, um ein Problem zu lösen. Wo in Ihrem Verantwortungsbereich gibt es die größten Probleme mit wiederholbaren Aufgaben? Ist es die Qualität? Kosten? Zeit? Oder, hoffentlich nicht, die Sicherheit? Wenn Sie mehrere mögliche Standards haben, die Sie schreiben könnten oder sollten, finde ich eine Wirkungs-Aufwand-Matrix hilfreich. Schätzen Sie den möglichen Nutzen des verbesserten Arbeitsstandard im Vergleich zu dessen Aufwand. Wählen Sie ein Problem, das relevant ist und einen guten Nutzen für den investierten Aufwand bietet.
Auf (hoffentlich nicht allzu) lange Sicht sollte natürlich jeder wiederholbare Prozess von einiger Komplexität eines Arbeitsstandard erhalten. Auch hier sollten Sie mit den kritischsten Prozessen beginnen, bei denen ein Arbeitsstandard den größten Nutzen für den Aufwand bringen könnte.
Wann man (wahrscheinlich) keinen Arbeitsstandard verwenden sollte
Arbeitsstandards zielen darauf ab, Ihre Prozesse zu verbessern. In einer perfekten Welt gibt es für alle Vorgänge in Ihrem Betrieb Arbeitsstandards. In einer perfekten Welt werden diese in regelmäßigen Abständen aktualisiert und verbessert. Hin und wieder lese ich den Rat, alles zu standardisieren. Aber das ist nicht gut.
Vielmehr ist dies Wunschdenken. Realistisch betrachtet haben Sie wahrscheinlich nicht die Zeit, all diese Standards zu schreiben, geschweige denn sie regelmäßig zu verbessern. Die Standardisierung der Müllentsorgung kann durchaus Potenzial haben, aber vielleicht haben Sie dringendere Probleme (auch wenn der Mann, der während meines Sabbaticals an der Keio-Universität in Japan meinen Mülleimer entleert hat, wirklich gut war…).
Sie sollten keine Arbeitsstandards für einen Prozess schreiben , der nicht wiederholbar ist oder eine hohe Variabilität zwischen den Wiederholungen aufweist. Arbeitsstandards beschreiben eine Reihe von Handlungen. Je mehr sich diese Handlungen in jedem Intervall unterscheiden, desto unschärfer wird ein Arbeitsstandard sein. Wenn Sie einen Automotor zusammenbauen, können Sie detaillierte Arbeitsstandards für jeden Schritt haben. Wenn Sie einen neuen Automotor entwerfen, haben Sie bestenfalls einige übergeordnete Standards, aber alle Details der Problemlösung und Produktentwicklung können nicht vernünftig standardisiert werden. Eine allgemeine Aufgabe, die sich nur schwer standardisieren lässt, ist Führung und Management. Manager lösen Probleme und treffen Entscheidungen, aber diese sind jedes Mal anders. Ein Standard wie das gängige Schlagwort „Leader Standard Work“ ist bestenfalls eine übergeordnete Checkliste wie „jeden Tag am Shop Floor Meeting teilnehmen“, aber das ist weit entfernt von einem echten Arbeitsstandard.
Ganz ähnlich verhält es sich mit Aufgaben, bei denen die menschliche Kreativität eine große Rolle spielt. Wenn Sie ein Künstler sind, z. B. ein Maler oder Bildhauer, haben Sie vielleicht einige Standards, wie Sie die Farbe vorbereiten oder den Marmor aufstellen. Das eigentliche Schaffen der Kunst ist jedoch ein Akt der Kreativität. Wenn Sie diesen Prozess standardisieren wollen, sollten Sie sich lieber einen Kopierer oder einen Drucker anschaffen als einen Künstler.
In ähnlicher Weise sind Arbeitsstandards nicht immer hilfreich für Aufgaben mit sehr geringen Wiederholungen. Einen Arbeitsstandard zu erstellen und zu pflegen, ist mit viel Arbeit verbunden. Der Nutzen ergibt sich aus der wiederholten Verwendung des Arbeitsstandard. Wenn Sie den Arbeitsstandard nur ein paar Mal verwenden, bringt Ihnen die Erstellung des Arbeitsstandards möglicherweise wenig Nutzen. Im Extremfall, wenn Sie ein Teil nur einmal herstellen, können Sie nicht einmal einen richtige Arbeitsstandard erstellen, da Sie Wiederholungen benötigen, um den Arbeitsstandard zu verbessern.
Arbeitsstandards können jedoch Teil einzelner Prozesse innerhalb eines größeren Prozesses sein. Wenn Sie sich ein individuelles Haus bauen, sind die Installation der Elektrizität und andere Bauvorschriften natürlich ein Standard. Sie würden jedoch keine detaillierten Arbeitsstandard darüber schreiben, wie Sie das gesamte Haus bauen.
Jedoch können die Auswirkungen des Arbeitsstandard auf Qualität und Leistung in manchen Fällen so bedeutend sein, dass Arbeitsstandards sogar für sehr wenige Wiederholungen erstellt werden. Für die Saturn-V-Mondmissionen gab es detaillierte Standards und Verfahren für den gesamten Produktionsprozess einschließlich vieler Eventualitäten, und die Mitarbeiter wurden in der Anwendung dieser Arbeitsstandards geschult. Allerdings war dies auch wahnsinnig teuer, da mehrere Raketen für den Entwicklungsprozess gestartet wurden, bevor sie tatsächlich auf dem Mond landeten.
Der wahrscheinlich häufigste Grund für die Nichterstellung eines Arbeitsstandard ist schließlich der Mangel an Ressourcen– oder besser gesagt, die Entscheidung, die Ressourcen in dringendere Probleme zu investieren. Wenn ein Berater Ihnen rät, alles zu standardisieren, muss er es nicht selbst tun und wird auch nicht für die Kosten aufkommen (im Gegenteil, er schreibt eine Rechnung für Sie). Als Manager werden Sie immer nur über begrenzte Ressourcen an Zeit, Arbeitskräften, Geld und Material verfügen. Sie müssen entscheiden, wo Sie diese Ressourcen investieren, um den besten Nutzen für das Unternehmen zu erzielen. Ein großer Teil dieser Ressourcen wird in die Entwicklung und Produktion fließen. Hoffentlich wird auch ein erheblicher Teil in die Verbesserung fließen. Auch die Verwaltung wird diese Ressourcen (mehr und mehr?) in Anspruch nehmen. Arbeitsstandards können Ihnen helfen, Probleme zu lösen und die (derzeitige) beste Praxis aufrechtzuerhalten. Aber Sie haben nicht die Mittel, um alle Probleme zu lösen. Beginnen Sie mit den dringendsten und verschieben Sie die weniger dringenden Probleme auf einen späteren Zeitpunkt. Es wäre schön, einen gute Arbeitsstandard für die Leerung des Mülleimers zu haben, aber das ist wahrscheinlich nicht das dringendste Problem auf Ihrer Tagesordnung.
Bitte benutzen Sie meine Worte nicht als Ausrede, um Arbeitsstandards zu vermeiden. Arbeitsstandards sind SEHR hilfreich und nützlich. Überhaupt keine Arbeitsstandards zu verwenden, wäre in den meisten Fällen eine grobe Fahrlässigkeit. Wenn Ihnen die Mittel fehlen, um überall Standards zu schaffen, bedeutet dies lediglich, dass einige Standards später als andere geschaffen werden. Ich versuche lediglich, Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, wo Sie die Arbeitsstandards am besten einsetzen können und wo wahrscheinlich nicht. Aber SIE BRAUCHEN STANDARDS! Also, gehen Sie hinaus, schaffen Sie Arbeitsstandards, wo sie fehlen, und organisieren Sie Ihre Industrie!