Ein wichtiger Teil des Managements Ihres Betriebs ist das Verständnis des aktuellen Zustands des Betriebs. Und KPIs sind ein wichtiger Teil des Verständnisses für den Betrieb. Aber auch das ist nicht immer einfach. Meiner Erfahrung nach bestehen die drei häufigsten Fallstricke darin, den Aufwand (und damit die Kosten) für die Messung eines KPI zu unterschätzen, die Genauigkeit einer Zahl zu überschätzen und (was am schlimmsten ist) zu glauben, dass die Zahlen die ganze Wahrheit sind. Zeit für einen Realitätscheck…
Einführung
KPI steht für Key Performance Indicator, eine quantitative Messung relevant für die Fähigkeiten eines Systems. KPIs in der Produktion gehen normalerweise in vier Richtungen:
- Sicherheit: Sie sollten die Sicherheit messen. Dabei handelt es sich in der Regel um die Häufigkeit von Unfällen, manchmal auch unterteilt in kleinere (keine Krankmeldungen) und größere Unfälle (Krankmeldungen). Manchmal werden auch Beinaheunfälle gemessen, aber es ist schwieriger, hier gute Zahlen zu erhalten.
- Qualität: Wie gut sind Ihre Produkte? Je nach Komplexität Ihres Produkts kann es sich dabei um eine Stichprobenkontrolle oder eine Sichtprüfung der fertigen Ware handeln, oder um mehrere detaillierte Messungen entlang des Produktionsprozesses.
- Kosten: Sie möchten Faktoren für die Kosten kennen. Während die Buchhaltung einige detailliertere Zahlen liefert (hinter denen jedoch viele Annahmen stehen), wird dies in der Werkstatt normalerweise in produzierten Stückzahlen pro Zeit gemessen.
- Zeit: Wie oft sind Ihre Lieferungen pünktlich? Wie oft sind Sie in Verzug, und um wie viel? Eine gängige Messgröße ist die OTIF (On Time in Full), die den Prozentsatz der Aufträge erfasst, die vollständig vor der Frist geliefert werden.
Bei der Sicherheit gibt es oft nur eine einzige Kennzahl (Zählung von Unfällen) und ihre Ableitungen (Tage seit dem letzten Unfall), aber die anderen sind oft mehrere verschiedene Messgrößen. Die Qualität bezieht sich auf verschiedene Produkte und oft auf verschiedene Aspekte in verschiedenen Produktionsphasen. Bei den Kosten handelt es sich oft nicht nur um die Stückzahl pro Zeit für verschiedene Produkte und Produktionsstufen, sondern auch um viele andere Messgrößen, die die Kosten beeinflussen, wie z. B. Lagerbestand, Ausfallzeiten, OEE und vieles mehr. Auch die Lieferzeiten werden oft für verschiedene Produkte verfolgt.
Was fehlt?
Machen Sie nicht den Fehler, zu glauben, dass diese Zahlen alles aussagen. Management nach Zahlen ist eine wirklich gefährliche Art, eine Fabrik zu führen. Um einen Betrieb wirklich zu verstehen, reichen Tabellen und Dashboards nicht aus; Sie müssen selbst hingehen und sich ein Bild machen. Besuchen Sie die Fertigung, oder Ihre Mitarbeiter werden Sie täuschen!
Ein wichtiger Aspekt der Produktion ist zum Beispiel die Arbeitsmoral der Mitarbeiter… aber das ist wirklich schwer zu messen. Manche Unternehmen führen zwar eine Mitarbeiterbefragung durch, aber diese kratzt auch nur an der Oberfläche der Arbeitsmoral.
Ein weiterer Aspekt, der schwer zu quantifizieren ist, sind Verbesserungspotenziale. Sicher, Sie sehen vielleicht, dass Ihre Qualität/Kosten/Lieferzeit mangelhaft ist, aber… wie können Sie das beheben? Insgesamt gibt es eine Menge qualitativer Aspekte, die Sie für das Management einer Produktionsstätte verstehen müssen. Auch bei quantitativen Aspekten kann man nicht alles messen.
Ist es wirklich ein KEY?
Man kann nicht alles messen, aber ich habe das Gefühl, dass einige Unternehmen dies versuchen. Das Management scheint oft zu glauben, dass mehr Zahlen besser sind… aber ich bin anderer Meinung.
KPI steht für Key Performance Indicator, wobei das „Key“ bedeutet, dass die Zahl wichtig ist, und zwar wichtiger als ein normaler (nicht wichtiger) Leistungsindikator. Jede Zahl, die von der Geschäftsleitung regelmäßig verlangt wird, ist automatisch ein wichtiger Leistungsindikator.
Leider wird oft unterschätzt, wie viel Aufwand es bedeutet, eine Messung zu erhalten. Zugegeben, manche Messwerte sind einfacher zu ermitteln. Das Zählen der produzierten Teile ist oft kein allzu großer Aufwand. Aber andere sind viel schwieriger. Die Messung der OEE erfordert eine Menge Daten und damit einen hohen Aufwand. Selbst wenn Sie dies in Ihr ERP-System einbauen wollen, um es automatisch zu messen, ist es für Programmierer und Benutzer ziemlich aufwändig, die Messung einzurichten und auch zu pflegen.
Meiner Erfahrung nach gibt es viele Abteilungen (z. B. die Planungsabteilung), in denen ein großer Teil der Zeit für die Datenerfassung aufgewendet wird. In meiner eigenen Abteilung verbrachte eine Person jeden Tag 30 Minuten damit, die Nivelliergenauigkeit zu messen (d. h. wie nahe die tatsächliche Produktionsreihenfolge an der geplanten Reihenfolge lag). Dreißig Minuten sind eine Menge Zeit für eine einzige Zahl… die sich niemand angesehen hat. Woher weiß ich, dass niemand darauf geachtet hat? Ich habe meinem Mitarbeiter einfach gesagt, er solle aufhören, diese Zahl zu messen und zu melden… und niemand hat es je bemerkt. Die Kennzahl wurde vor langer Zeit festgelegt, weil jemand sie brauchte, aber solche Dinge haben ein Eigenleben, und wenn man nicht aufpasst, wird sie auch noch gemessen, wenn der Bedarf für die Messung längst weg ist.
Wenn möglich, sollten Sie die Notwendigkeit Ihrer KPI von Zeit zu Zeit prüfen und ggf. ausmustern, um sich auf die zu konzentrieren, die Sie wirklich regelmäßig benötigen.
Sind die Zahlen genau?
Das bringt mich zu meinem letzten Punkt: Sind die Zahlen genau? Einige Zahlen können nicht genau gemessen werden und erfordern viele Annahmen (siehe zum Beispiel meinen Artikel über die Probleme der Kostenrechnung bei Lean).
Viele andere können genau gemessen werden, wenn man sich die richtige Mühe gibt. Aber aufgrund der Überlastung der Mitarbeiter an der Front oder in der ersten Führungsebene fehlt ihnen oft einfach die Zeit dazu. Daher wird (verständlicherweise) an der falschen Stelle gespart, und die Qualität der Messung sinkt. Und bei einer Messung, die nur gewünscht, aber nicht genutzt oder benötigt wird, kann ich das sogar verstehen.
Dabei ist die absichtliche Manipulation von Zahlen, damit sie gut aussehen, noch gar nicht berücksichtigt. Ich habe eine ganze Serie von drei Beiträgen zum Thema Lügen, verdammte Lügen und KPI mit Beispielen für Manipulationen, ihren Auswirkungen und möglichen Gegenmaßnahmen (einfache Messungen, gelegentliche Überprüfungen und Bestrafung von Lügnern) verfasst.
Ich habe schon viele Beispiele gesehen, in denen Zahlen in unverschämter Weise gefälscht wurden, um die Karrierechancen oder die Leistungsprämie eines Mitarbeiters zu verbessern. Ein Beispiel ist der Lagerbestand, den ein Unternehmen immer am Monatsende gemessen hat. Irgendwann wurde jedoch nicht mehr das Monatsende, sondern der tägliche Lagerbestand gemessen, und der Unterschied war verblüffend. Die Bestände gingen am letzten Tag des Monats auf magische Weise zurück, nur um am nächsten Tag wieder anzusteigen. Auslieferungen wurden beschleunigt, Anlieferungen zurückgehalten, und teure Teile wurden auf einen LKW geladen und einen Tag lang auf einem Parkplatz abgestellt, nur um gut auszusehen.
Alles in allem müssen Sie die Stärken und Grenzen Ihrer KPIs kennen, um die Produktion zu verstehen, und auch den Aufwand, der mit der Messung dieser KPIs verbunden ist. Also, gehen Sie hinaus, messen Sie die richtigen Dinge in Ihrem Betrieb und organisieren Sie Ihre Industrie!